Mi Tienda · Webcol Group S.A.S.
Política de tratamiento de datos personales
Esta política explica cómo Webcol Group S.A.S. recoge, usa, guarda y protege los datos personales relacionados con Mi Tienda (la aplicación en tienda.app.webcol.net y la compra en webcol.net/mi-tienda), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.
1. Responsable y encargado del tratamiento
- Razón social: Webcol Group S.A.S.
- NIT: 900.987.848-9
- Dirección: Calle 14 # 19-78, Torre 1, Apto 905, Jamundí, Valle del Cauca, Colombia
- Correo para asuntos de datos personales: info@webcol.net
- WhatsApp: +57 305 356 7708
Webcol es responsable de los datos de la cuenta de cada usuario: el dueño de la tienda y los empleados que aceptan una invitación. Es encargado de los datos que el dueño registra de otras personas: sus clientes y el celular de quien invita antes de que acepte. Para esos datos, el responsable es la tienda.
2. Qué datos tratamos
- Del dueño y sus empleados: número de celular, nombre que eligen mostrar, el papel de cada uno en la tienda y registros de acceso y seguridad (dispositivos con sesión abierta, llaves de acceso, fecha, hora e IP de los inicios de sesión).
- De la tienda: nombre y barrio, productos, códigos de barras, precios y costos, existencias y sus movimientos, proveedores y sus datos de contacto, pedidos, fotos de facturas y quién registró cada cosa.
- De los clientes de la tienda (como encargado): nombre, celular, fiados y abonos con sus fechas, cupo y si autorizaron recibir recordatorios de cobro.
- Datos de compra: el plan comprado, la fecha, el valor y el estado del pago que nos informa Mercado Pago. No recibimos ni guardamos los datos de tu tarjeta ni de tu cuenta bancaria.
Huella digital. Cuando entras con tu huella, la verificación la hace tu propio celular. Mi Tienda no recibe ni guarda tu huella ni ningún otro dato biométrico.
Mi Tienda está dirigida a personas mayores de edad. No recogemos a sabiendas datos de niños, niñas o adolescentes.
3. Para qué usamos los datos
- Crear las cuentas, verificar los números y permitir entrar de forma segura.
- Prestar el servicio: inventario, alertas de existencias, pedidos a proveedores, fiados y los recordatorios de cobro que la tienda envía desde su propio WhatsApp.
- Enviar por WhatsApp los códigos de verificación y los avisos sobre la tienda (fin de la prueba, vencimiento del plan, borrado próximo de datos).
- Procesar las compras, activar los planes y atender reclamos sobre pagos.
- Proteger el servicio: prevenir accesos no autorizados, fraude y abuso, y cumplir obligaciones legales.
No vendemos los datos, no los usamos para publicidad de terceros y no cruzamos los datos de una tienda con los de otra.
4. Con quién compartimos los datos
- Proveedor de servidores (OVHcloud): aloja la aplicación, la base de datos y las copias de seguridad, en servidores ubicados en Canadá.
- WhatsApp (Meta Platforms): recibe el número y el texto de los códigos y avisos que enviamos.
- Mercado Pago: procesa los pagos.
- La cuenta de Mi Contabilidad del cliente, solo si él lo acepta: si un cliente de la tienda usa Mi Contabilidad con el mismo número y acepta ver sus fiados, verá allí el nombre de la tienda, sus fiados y sus abonos. La tienda solo sabrá que aceptó; nunca verá nada de sus finanzas ni sabrá si el número tiene cuenta antes de que acepte.
Los pedidos a proveedores y los recordatorios a clientes no los enviamos nosotros: la app los abre en el WhatsApp o el correo del usuario de la tienda, que es quien los envía. También podremos entregar datos a autoridades cuando una ley o una orden judicial lo exija.
5. Transferencia internacional de datos
Los servidores de Mi Tienda están en Canadá, y WhatsApp y Mercado Pago pueden procesar datos fuera de Colombia. Al aceptar esta política autorizas de forma expresa la transferencia y transmisión de los datos a esos países, con las medidas de seguridad descritas en el numeral 7.
6. Cuánto tiempo guardamos los datos
- Mientras la tienda esté activa (en prueba o con plan vigente), conservamos toda su información.
- Si la prueba o el plan terminan sin renovarse, la tienda queda en solo lectura durante 30 días. Te avisamos antes por la app y por WhatsApp. Al terminar ese plazo, los datos de la tienda (incluidos los de sus clientes) se borran de forma definitiva. Tu cuenta y tus datos de Mi Contabilidad no se borran por esto.
- Si borras tu cuenta desde la app, se borran de inmediato tu cuenta y, si eres dueño, tu tienda con todos sus datos. Si eres empleado, la tienda conserva lo que registraste, sin tu nombre.
- Fiados vinculados: si la tienda se borra, el cliente que había aceptado ver sus fiados conserva en su Mi Contabilidad el historial, marcado como cerrado, hasta que él lo borre.
- Copias de seguridad: se guardan cifradas hasta por 14 días.
- Registros de compra: se conservan por el tiempo que exijan las normas contables y tributarias.
7. Cómo protegemos los datos
- Toda la comunicación viaja cifrada (HTTPS).
- Cada tienda está aislada a nivel de base de datos: una tienda no puede ver ni modificar los datos de otra, y los empleados no ven costos ni márgenes.
- No usamos contraseñas: se entra con huella o con un código que solo llega al WhatsApp del usuario.
- Las copias de seguridad se guardan cifradas, y la llave para descifrarlas no está en el servidor.
- El acceso técnico a los servidores está restringido al personal autorizado de Webcol Group.
8. Tus derechos
Como titular de tus datos tienes derecho a conocerlos, actualizarlos y rectificarlos; pedir prueba de la autorización; saber cómo los hemos usado; revocar la autorización y pedir su supresión cuando no exista un deber legal de conservarlos; acceder gratis a ellos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.
El dueño de la tienda puede exportar desde la app todos los datos de su tienda a Excel en cualquier momento.
Si eres cliente de una tienda y quieres consultar, corregir o borrar tus datos, o que no te escriban más, pídeselo a la tienda: desde la app puede eliminar tu nombre y tu celular cuando no tengas saldo pendiente (lo que le pagaste o le debías queda en sus cuentas sin tus datos). Si nos escribes a nosotros, le remitimos tu solicitud a la tienda y te acompañamos hasta que se atienda.
9. Cómo hacer una consulta o un reclamo
Escríbenos a info@webcol.net o por WhatsApp al +57 305 356 7708. Incluye tu nombre, tu número de celular, lo que solicitas y, si es un reclamo, los hechos y los documentos que quieras aportar.
- Consultas: te respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, te explicamos por qué y te respondemos en máximo 5 días hábiles más.
- Reclamos: te respondemos en máximo 15 días hábiles desde que lo recibimos completo. Si no es posible, te explicamos por qué y te respondemos en máximo 8 días hábiles más. Si al reclamo le falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si no la recibimos en 2 meses, entendemos que desististe.
10. Autorización
Al registrarte, crear una tienda, aceptar una invitación o comprar un plan, y al marcar la casilla de aceptación, nos autorizas de forma previa, expresa e informada a tratar tus datos según esta política.
11. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política de forma importante, te avisaremos en la app o por WhatsApp antes de que el cambio entre en vigencia. La versión vigente siempre estará publicada en esta página.